Cảm Nhận Học Viên
Về SHZ
Chương trình
Tin tức
Thư Viện
Du học
Chi nhánhTiếng Trung công sở dùng ngay
Cách viết email tiếng Trung chuyên nghiệp, rõ ý và dễ áp dụng
Khi làm việc với đối tác, đồng nghiệp hoặc khách hàng người Trung Quốc, bạn không chỉ cần biết từ vựng rời rạc mà còn cần biết mở đầu, trình bày ý, nhờ phản hồi và kết thúc email sao cho lịch sự. Bài viết này giúp bạn nắm cách viết email tiếng Trung theo từng tình huống công việc, có mẫu câu, dàn ý, từ vựng và mẫu email hoàn chỉnh để dùng ngay.
Nắm khung trước khi viết
Cấu trúc cơ bản của một email tiếng Trung công việc
Với người mới học tiếng Trung văn phòng, cách viết email tiếng Trung dễ nhất là đi theo một khung cố định. Bạn không cần viết quá dài, nhưng cần rõ người nhận, mục đích, thông tin chính, yêu cầu phản hồi và lời cảm ơn. Khi đã quen khung này, bạn có thể thay đổi câu chữ linh hoạt theo từng tình huống.
Nêu việc chính, tránh viết mơ hồ.
Xưng hô phù hợp với cấp trên, khách hàng hoặc đồng nghiệp.
Nói ngay mục đích để người nhận hiểu nhanh.
Trình bày theo gạch ý, thời gian, tài liệu, yêu cầu.
Nhờ xác nhận, góp ý hoặc gửi lại thông tin.
Cảm ơn và để lại thông tin liên hệ nếu cần.
Ghi nhớ nhanh: Trong cách viết email tiếng Trung, câu ngắn và rõ ý thường tự nhiên hơn câu dài. Với email công việc, nên ưu tiên sự chính xác, lịch sự và dễ xử lý.
Tiêu đề quyết định tốc độ xử lý
Cách đặt tiêu đề email tiếng Trung rõ ràng
Tiêu đề email nên cho người nhận biết ngay bạn đang gửi về vấn đề gì. Nếu có deadline, tên dự án, tài liệu hoặc yêu cầu xác nhận, hãy đưa vào tiêu đề. Đây là phần nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của cách viết email tiếng Trung trong môi trường công sở.
| Tình huống | Tiêu đề tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|---|
| Gửi tài liệu | 关于项目资料的发送 | Guānyú xiàngmù zīliào de fāsòng. | Về việc gửi tài liệu dự án. |
| Xin xác nhận | 请确认会议时间 | Qǐng quèrèn huìyì shíjiān. | Vui lòng xác nhận thời gian họp. |
| Báo tiến độ | 本周工作进度汇报 | Běn zhōu gōngzuò jìndù huìbào. | Báo cáo tiến độ công việc tuần này. |
| Hẹn lịch | 关于下周面谈安排 | Guānyú xià zhōu miàntán ānpái. | Về lịch trao đổi trực tiếp tuần sau. |
| Phản hồi khách hàng | 关于贵司需求的回复 | Guānyú guì sī xūqiú de huífù. | Phản hồi về nhu cầu của quý công ty. |
| Gửi báo giá | 报价单及合作方案 | Bàojiàdān jí hézuò fāng’àn. | Bảng báo giá và phương án hợp tác. |
| Nhắc deadline | 关于资料提交期限的提醒 | Guānyú zīliào tíjiāo qīxiàn de tíxǐng. | Nhắc về hạn nộp tài liệu. |
| Cảm ơn sau họp | 感谢今天的会议交流 | Gǎnxiè jīntiān de huìyì jiāoliú. | Cảm ơn buổi trao đổi hôm nay. |
Dùng ngay trong email
Mẫu câu theo từng phần trong email tiếng Trung
Phần này là lõi thực hành của bài. Khi luyện cách viết email tiếng Trung, bạn hãy chọn đúng nhóm câu, thay tên người nhận, tên tài liệu, thời gian và yêu cầu cụ thể. Không nên dịch từng chữ từ tiếng Việt sang tiếng Trung vì dễ tạo câu thiếu tự nhiên.
1. Câu chào hỏi và mở đầu
| Câu tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 尊敬的王经理，您好！ | Zūnjìng de Wáng jīnglǐ, nín hǎo! | Kính gửi quản lý Vương, xin chào ông/bà. |
| 李先生，您好！ | Lǐ xiānsheng, nín hǎo! | Chào ông Lý. |
| 张小姐，您好！ | Zhāng xiǎojiě, nín hǎo! | Chào cô Trương. |
| 各位同事，大家好！ | Gèwèi tóngshì, dàjiā hǎo! | Chào các đồng nghiệp. |
| 感谢您抽空阅读这封邮件。 | Gǎnxiè nín chōukòng yuèdú zhè fēng yóujiàn. | Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email này. |
| 不好意思打扰您。 | Bù hǎoyìsi dǎrǎo nín. | Xin lỗi vì đã làm phiền anh/chị. |
| 希望您一切顺利。 | Xīwàng nín yíqiè shùnlì. | Hy vọng mọi việc của anh/chị đều thuận lợi. |
| 我写这封邮件是想跟您确认一件事。 | Wǒ xiě zhè fēng yóujiàn shì xiǎng gēn nín quèrèn yí jiàn shì. | Tôi viết email này để xác nhận với anh/chị một việc. |
2. Câu nêu mục đích gửi email
| Câu tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 这封邮件主要是关于本周的工作安排。 | Zhè fēng yóujiàn zhǔyào shì guānyú běn zhōu de gōngzuò ānpái. | Email này chủ yếu nói về kế hoạch công việc tuần này. |
| 我想向您汇报项目的最新进度。 | Wǒ xiǎng xiàng nín huìbào xiàngmù de zuìxīn jìndù. | Tôi muốn báo cáo với anh/chị tiến độ mới nhất của dự án. |
| 附件中是您需要的资料。 | Fùjiàn zhōng shì nín xūyào de zīliào. | Trong file đính kèm là tài liệu anh/chị cần. |
| 我们想进一步了解贵司的需求。 | Wǒmen xiǎng jìnyíbù liǎojiě guì sī de xūqiú. | Chúng tôi muốn tìm hiểu thêm nhu cầu của quý công ty. |
| 我想确认一下明天会议的时间。 | Wǒ xiǎng quèrèn yíxià míngtiān huìyì de shíjiān. | Tôi muốn xác nhận lại thời gian họp ngày mai. |
| 这封邮件是想请您提供相关信息。 | Zhè fēng yóujiàn shì xiǎng qǐng nín tígōng xiāngguān xìnxī. | Email này nhằm nhờ anh/chị cung cấp thông tin liên quan. |
| 我想跟进一下上次讨论的内容。 | Wǒ xiǎng gēnjìn yíxià shàng cì tǎolùn de nèiróng. | Tôi muốn theo dõi tiếp nội dung đã thảo luận lần trước. |
| 我们希望与贵司安排一次线上会议。 | Wǒmen xīwàng yǔ guì sī ānpái yí cì xiànshàng huìyì. | Chúng tôi hy vọng sắp xếp một buổi họp online với quý công ty. |
3. Câu gửi tài liệu, file đính kèm
| Câu tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 请查收附件。 | Qǐng cháshōu fùjiàn. | Vui lòng kiểm tra file đính kèm. |
| 我已将文件附在邮件中。 | Wǒ yǐ jiāng wénjiàn fù zài yóujiàn zhōng. | Tôi đã đính kèm file trong email. |
| 附件里有详细的报价单。 | Fùjiàn lǐ yǒu xiángxì de bàojiàdān. | Trong file đính kèm có bảng báo giá chi tiết. |
| 如果您无法打开附件，请告诉我。 | Rúguǒ nín wúfǎ dǎkāi fùjiàn, qǐng gàosu wǒ. | Nếu anh/chị không mở được file đính kèm, vui lòng cho tôi biết. |
| 我会稍后补发完整资料。 | Wǒ huì shāo hòu bǔ fā wánzhěng zīliào. | Tôi sẽ gửi bổ sung tài liệu đầy đủ sau. |
| 请您确认是否收到文件。 | Qǐng nín quèrèn shìfǒu shōudào wénjiàn. | Vui lòng xác nhận anh/chị đã nhận được file chưa. |
| 这份文件是最新版本。 | Zhè fèn wénjiàn shì zuìxīn bǎnběn. | Đây là phiên bản mới nhất của tài liệu. |
| 旧版本请不用参考。 | Jiù bǎnběn qǐng búyòng cānkǎo. | Vui lòng không tham khảo phiên bản cũ. |
4. Câu nhờ xác nhận và phản hồi
| Câu tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 请您确认以上信息是否正确。 | Qǐng nín quèrèn yǐshàng xìnxī shìfǒu zhèngquè. | Vui lòng xác nhận các thông tin trên có chính xác không. |
| 麻烦您在今天下午五点前回复。 | Máfan nín zài jīntiān xiàwǔ wǔ diǎn qián huífù. | Phiền anh/chị phản hồi trước 5 giờ chiều nay. |
| 如果没有问题，我们将按此方案执行。 | Rúguǒ méiyǒu wèntí, wǒmen jiāng àn cǐ fāng’àn zhíxíng. | Nếu không có vấn đề, chúng tôi sẽ thực hiện theo phương án này. |
| 请问您对这个方案有什么意见？ | Qǐngwèn nín duì zhège fāng’àn yǒu shénme yìjiàn? | Anh/chị có ý kiến gì về phương án này không? |
| 期待您的回复。 | Qīdài nín de huífù. | Mong nhận được phản hồi từ anh/chị. |
| 请您方便时回复我。 | Qǐng nín fāngbiàn shí huífù wǒ. | Khi thuận tiện, vui lòng phản hồi giúp tôi. |
| 如需补充信息，请随时联系我。 | Rú xū bǔchōng xìnxī, qǐng suíshí liánxì wǒ. | Nếu cần bổ sung thông tin, vui lòng liên hệ tôi bất cứ lúc nào. |
| 请您协助确认负责人。 | Qǐng nín xiézhù quèrèn fùzérén. | Vui lòng hỗ trợ xác nhận người phụ trách. |
5. Câu xin lỗi, điều chỉnh và nhắc việc
| Câu tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 很抱歉回复晚了。 | Hěn bàoqiàn huífù wǎn le. | Rất xin lỗi vì phản hồi trễ. |
| 给您带来不便，我们深表歉意。 | Gěi nín dàilái búbiàn, wǒmen shēn biǎo qiànyì. | Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này. |
| 我们会尽快处理这个问题。 | Wǒmen huì jǐnkuài chǔlǐ zhège wèntí. | Chúng tôi sẽ xử lý vấn đề này sớm nhất có thể. |
| 由于时间调整，会议需要延期。 | Yóuyú shíjiān tiáozhěng, huìyì xūyào yánqī. | Do điều chỉnh thời gian, cuộc họp cần dời lại. |
| 请忽略上一封邮件。 | Qǐng hūlüè shàng yì fēng yóujiàn. | Vui lòng bỏ qua email trước đó. |
| 我想提醒您明天是提交资料的截止日期。 | Wǒ xiǎng tíxǐng nín míngtiān shì tíjiāo zīliào de jiézhǐ rìqī. | Tôi muốn nhắc anh/chị ngày mai là hạn nộp tài liệu. |
| 如有变更，我会第一时间通知您。 | Rú yǒu biàngēng, wǒ huì dì yī shíjiān tōngzhī nín. | Nếu có thay đổi, tôi sẽ thông báo cho anh/chị ngay. |
| 感谢您的理解与配合。 | Gǎnxiè nín de lǐjiě yǔ pèihé. | Cảm ơn sự thông cảm và phối hợp của anh/chị. |
Áp dụng thành email hoàn chỉnh
5 mẫu email tiếng Trung thường gặp trong công việc
Sau khi nắm mẫu câu, bạn nên luyện ghép thành email hoàn chỉnh. Đây là bước quan trọng trong cách viết email tiếng Trung vì người đi làm cần trình bày được thông tin liền mạch, không chỉ biết từng câu riêng lẻ.
Mẫu 1: Gửi tài liệu
Dùng khi gửi file cho đồng nghiệp hoặc khách hàng.
Nghĩa: Kính gửi quản lý Vương, trong file đính kèm là tài liệu cần dùng cho cuộc họp tuần này. Vui lòng kiểm tra. Nếu cần bổ sung thông tin khác, xin cứ cho tôi biết.
Mẫu 2: Xác nhận lịch họp
Dùng khi cần chốt thời gian với đối tác.
Nghĩa: Chào ông Lý, tôi muốn xác nhận cuộc họp online lúc 10 giờ sáng mai có thuận tiện không. Nếu cần điều chỉnh thời gian, vui lòng báo trước cho tôi.
Mẫu 3: Báo cáo tiến độ
Dùng để cập nhật công việc ngắn gọn.
Nghĩa: Chào các đồng nghiệp, dưới đây là tiến độ mới nhất của dự án tuần này. Phần một đã hoàn thành, phần hai đang được xử lý. Nếu có vấn đề, mọi người có thể góp ý.
Mẫu 4: Xin lỗi vì phản hồi trễ
Dùng khi trả lời chậm hoặc bỏ sót email.
Nghĩa: Chào cô Trương, rất xin lỗi vì phản hồi trễ. Về vấn đề cô đã nêu, chúng tôi đã xác nhận lại. Phần giải thích chi tiết nằm bên dưới.
Mẫu 5: Cảm ơn sau buổi trao đổi
Dùng sau họp, tư vấn hoặc gặp khách hàng.
Nghĩa: Chào quản lý Trần, cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi với chúng tôi hôm nay. Chúng tôi sẽ dựa trên nội dung đã thảo luận để chuẩn bị phương án và gửi vào chiều mai.
Từ vựng nền tảng
Từ vựng thường dùng khi viết email tiếng Trung
Để luyện cách viết email tiếng Trung hiệu quả, bạn nên học từ theo nhóm chức năng. Các từ dưới đây xuất hiện nhiều trong email công sở, đặc biệt khi gửi tài liệu, xác nhận lịch, báo cáo tiến độ và trao đổi với khách hàng.
| Từ tiếng Trung | Pinyin | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| 邮件 | yóujiàn | |
| 附件 | fùjiàn | File đính kèm |
| 主题 | zhǔtí | Chủ đề, tiêu đề |
| 收件人 | shōujiànrén | Người nhận |
| 抄送 | chāosòng | CC, gửi kèm |
| 回复 | huífù | Phản hồi |
| 确认 | quèrèn | Xác nhận |
| 资料 | zīliào | Tài liệu |
| 方案 | fāng’àn | Phương án |
| 报价单 | bàojiàdān | Bảng báo giá |
| 会议 | huìyì | Cuộc họp |
| 进度 | jìndù | Tiến độ |
| 截止日期 | jiézhǐ rìqī | Hạn chót |
| 安排 | ānpái | Sắp xếp |
| 通知 | tōngzhī | Thông báo |
| 合作 | hézuò | Hợp tác |
| 需求 | xūqiú | Nhu cầu |
| 负责人 | fùzérén | Người phụ trách |
| 版本 | bǎnběn | Phiên bản |
| 补充 | bǔchōng | Bổ sung |
Tránh lỗi thường gặp
Những lỗi dễ làm email tiếng Trung thiếu tự nhiên
Nên học theo cụm câu có sẵn thay vì dịch từng chữ. Đây là lỗi phổ biến khi tự học cách viết email tiếng Trung.
Email công việc nên dùng 您, 贵司, 经理, 先生, 小姐 khi cần giữ sự lịch sự.
Không nên chỉ ghi “资料” hoặc “会议”. Hãy thêm nội dung cụ thể để người nhận dễ xử lý.
Nếu cần xác nhận, hãy ghi rõ thời hạn và việc cần xác nhận.
Học tiếp theo silo
Nên học thêm gì sau khi biết viết email tiếng Trung?
Sau khi nắm cách viết email tiếng Trung ở mức cơ bản, bạn nên mở rộng sang các kỹ năng công sở khác để dùng tiếng Trung trọn vẹn hơn trong công việc. Nếu cần nền tảng giao tiếp trước, bạn có thể tham khảo khóa tiếng Trung giao tiếp. Người đi làm cần xử lý tình huống chuyên môn có thể học thêm tiếng Trung doanh nghiệp hoặc xem các lớp mới tại lịch khai giảng SHZ.
Luyện để nhớ lâu
Bài tập thực hành viết email tiếng Trung
Bài 1: Chọn câu phù hợp
- Muốn nhờ người nhận kiểm tra file đính kèm, dùng câu nào?
- Muốn xin lỗi vì phản hồi trễ, dùng câu nào?
- Muốn xác nhận lịch họp ngày mai, dùng câu nào?
- Muốn nhắc deadline nộp tài liệu, dùng câu nào?
Bài 2: Hoàn thành câu
- 请您确认以上信息是否____。
- 附件中是您需要的____。
- 如果时间需要调整，请您提前____我。
- 感谢您的理解与____。
Bài 3: Dịch sang tiếng Trung
- Vui lòng xác nhận anh/chị đã nhận được file chưa.
- Tôi muốn báo cáo tiến độ mới nhất của dự án.
- Nếu cần bổ sung thông tin, vui lòng liên hệ tôi.
- Chúng tôi sẽ gửi phương án vào chiều mai.
Xem đáp án gợi ý
1. 请查收附件。 2. 很抱歉回复晚了。 3. 我想确认一下明天会议的时间。 4. 我想提醒您明天是提交资料的截止日期。
Hoàn thành: 正确, 资料, 告诉, 配合.
Dịch: 请您确认是否收到文件。 我想向您汇报项目的最新进度。 如需补充信息，请随时联系我。 我们预计明天下午发送方案。
Câu hỏi thường gặp
FAQ về cách viết email tiếng Trung
Người mới học có viết email tiếng Trung được không?
Có. Người mới nên bắt đầu bằng email ngắn với cấu trúc cố định: chào hỏi, nêu mục đích, nội dung chính, yêu cầu phản hồi và cảm ơn.
Cách viết email tiếng Trung có khác email tiếng Việt không?
Có khác ở cách xưng hô và mức độ lịch sự. Email tiếng Trung công việc thường dùng 您, 贵司, 请, 感谢 để giữ sự trang trọng.
Có nên dùng Google Dịch để viết email tiếng Trung không?
Không nên phụ thuộc hoàn toàn. Bạn có thể dùng để tham khảo từ, nhưng nên kiểm tra lại câu vì email công việc cần đúng sắc thái và ngữ cảnh.
Email tiếng Trung có cần viết thật dài không?
Không. Email công việc nên ngắn, rõ, đúng ý. Dài nhưng thiếu trọng tâm sẽ khiến người nhận khó xử lý.
Nên học từ vựng hay mẫu câu email trước?
Nên học song song. Từ vựng giúp hiểu nội dung, còn mẫu câu giúp bạn viết thành email hoàn chỉnh nhanh hơn.
Bao lâu có thể viết email tiếng Trung cơ bản?
Nếu luyện đều các mẫu câu công việc, bạn có thể viết email cơ bản sau vài tuần. Để viết tự nhiên hơn, cần luyện thêm đọc hiểu và phản hồi theo tình huống thật.
Gợi ý cuối bài
Học email tiếng Trung không nên bắt đầu bằng việc ghi nhớ quá nhiều lý thuyết. Hãy chọn một tình huống thật trong công việc, dùng mẫu câu phù hợp, viết bản nháp ngắn và chỉnh dần. Khi luyện đều, cách viết email tiếng Trung sẽ trở thành kỹ năng công sở thiết thực, giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp hơn với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng và đối tác.
Bắt đầu hành trình
chinh phục tiếng Trung
Lộ trình cá nhân hóa · Giáo viên chuyên môn cao · Cam kết đầu ra rõ ràng